Når du starter en webshop, skal du forholde dig til mange praktiske ting som fx om du selv vil pakke og sende alle varer. Vil du hellere fokusere på andre opgaver i din virksomhed, kan du lave en aftale med et lagerhotel om, at de sørger for at håndtere varerne lige fra modtagelse fra din leverandør til afsendelse til dine kunder.
Et godt lagerhotel er helt centralt for en succesfuld webshop, fordi håndteringen og forsendelsen af varer til dine kunder er alfa og omega. Netop disse to faktorer er væsentlige konkurrenceparametre, for kunderne vil gerne have deres varer hurtigt.
Samtidig er udgifterne til porto og forsendelse en af de helt store poster, når man driver en webshop, så her gælder det om at vælge en omkostningseffektiv model.
Når du skal vælge et lagerhotel til din webshop, hvor løsningen inkluderer pick and pack, er der virkelig mange ting, som du skal tage højde for.
1. Omkostningsstruktur
Starter du en ny webshop, hvor der endnu ikke er gang i salget? Så skal du være klar over, at håndteringen af et lavt antal bestillinger altid vil koste mere pr. håndtering, end hvis du har mange bestillinger. Et godt råd er derfor, at du altid skal forhandle priserne i takt med, at du sælger mere.
2. Fragtpriser
Forhør dig om, hvilken pris lagerhotellet kan give dig på fragt. Sørg for også at få priser på forsendelse til udlandet, hvis du sælger til kunder uden for Danmark. Nogle lagerhoteller kan give dig meget gode priser, fordi lagerhotellet har storkundeaftaler med PostDanmark, GLS og andre distributører.
3. Pris for tømning af container
Sørg så vidt muligt for at få en fast pris på tømning af container og lastvogne. Alternativt kan du prøve at forhandle en pris på håndtering pr. palle, som ankommer til lagerhotellet.
4. Timepriser
Undersøg hvordan lagerhotellet fakturerer tidsforbruget hver gang, du gør brug af deres services. Fakturerer de for den faktiske tid, som de bruger, eller afregner de fx pr. påbegyndte halve eller hele time?
5. Lagerhotellets geografiske placering
Der kan være penge at spare ved at vælge et udenlandsk lagerhotel til din webshop, hvis du har mange kunder i udlandet. Jeg vil anbefale dig at kontakte et lagerhotel i Tyskland eller Sverige for at forhøre dig om deres priser og services, men hvad du mere præcist skal vælge afhænger selvfølgelig af, hvor i verden dine kunder bor, hvad du sælger, og hvor meget du sælger.
Har du fx kunder i Sverige, kan du spare mange penge på at vælge et lagerhotel i Sverige. Priserne for fragt fra Sverige til Danmark er rigtig gode samtidig med, at det selvfølgelig er billigere at sende fra Sverige til Sverige end fra Danmark til Sverige.
Til gengæld skal du være opmærksom på risikoen for sprogbarrierer.
6. Transport fra dine leverandører til dit lagerhotel
Der er stor forskel på modtagefaciliteterne på de forskellige lagerhoteller. Nogle har ramper, gaffeltrucks og palleløftere til rådighed, andre har ikke. Derfor skal du være opmærksom på, om indretningen på lagerhotellet kræver, at dine varer ankommer i en lastbil med lift og palleløfter.
Din leverandør samarbejder sikkert med et fragtfirma, men det kan være værd at undersøge, om dit lagerhotel også benytter sig af en fast vognmand og ad den vej kan skaffe dig en bedre pris på transporten.
7. Sidste frist for bestillinger
Der er stor forskel på, hvornår skal du senest sende alle dagens ordre til lagerhotellet for at være sikker på, at de bliver afsendt samme dag. Det kan svinge fra kl. 12 til kl. 19. I hvilken grad det skal være et konkurrenceparameter vil især afhænge af din branche.
Starter du en webshop inden for en branche, som du aldrig tidligere har arbejdet med, bør du derfor også undersøge, hvordan konkurrencen helt generelt er, og hvilke standarder de største webshops sætter.
8. Håndtering af reklamationer og returvarer
Sørg for at lave en skriftlig aftale om, hvordan lagerhotellet skal håndtere returvarer til din webshop. Skal de fx sørge for at sende en returlabel til kunden? Aftal også en pris pr. returvare og eventuelt også pr. reklamation.
Vær opmærksom på, at lagerhotellet som regel ikke har mulighed for at vurdere, om en reklamation er berettiget. Derfor kan det være en god idé, at du selv modtager og behandler dine kunders reklamationer.
9. Gaveindpakning
Vil du gerne tilbyde gaveindpakning som en ekstra service til dine kunder? Det kan de fleste lagerhoteller sagtens hjælpe dig med – du betaler bare for det. Det samme gør sig gældende, hvis du har særlige krav til emballage. Du skal bare huske at lave en aftale med dit lagerhotel om, hvordan I afregner. Det kan fx være pr. enhed eller forbrugt tid.
10. Mulighed for afhentning
Meget få lagerhoteller tilbyder denne service til webshops – ganske enkelt fordi det er for besværligt og omkostningskrævende i forhold til deres øvrige ydelser. Hvis et lagerhotel endelig tilbyder, at dine kunder selv kan komme og afhente deres købte varer, vil prisen være ret høj. Det kræver nemlig personale i form af en reception og en lagerarbejder, som finder varerne frem for derefter at udlevere dem mod en kvittering fra kunden.
11. Besøg på lagerhotellet
Vær opmærksom på, om du selv må komme forbi og kigge på lagerhotellet i ny og næ. Har du en webshop med mange varer, kan det være praktisk for dig at have mulighed for at besøge lagerhotellet, når du fx skal tælle op eller har forskellige ting, som du gerne vil diskutere med personalet.
Mange lagerhoteller tilbyder også at foretage optælling og lave status for dig mod betaling, men det kan være meget rart for dig lige at kunne kaste et blik på dit eget varelager. Vil du ikke selv tælle op, skal du huske at aftale en fast pris for en lagerstatus og få det skrevet ind i din kontrakt.
12. Opbevaring
Hvordan er de fysiske forhold inde på selve lageret? Et opvarmet og tørt lager er det bedste for langt de fleste varer.
13. Lagerstyring
Sørg for at få aftalt og skrevet ind i kontrakten, at lagerhotellet er ansvarlig for at plukke og sende de rigtige varer til hver enkelt kunde og til tiden. Sker der fejl, skal lagerhotellet dække udgifterne.
Understreg også, at lagerhotellet har ansvaret, hvis en vare bliver beskadiget under håndteringen. Når varer først er sendt, vil det typisk være fragtfirmaet, som har ansvaret, indtil varen er afleveret hos kunden. Derfor er det vigtigt at aftale ansvarsfordelingen mellem de forskellige parter så klart som muligt.
14. Forsikring
Undersøg hvordan dine varer er forsikret under opbevaring på lagerhotellet. Tilbyder lagerhotellet en forsikring? Ofte er du selv nødt til at købe en forsikring mod tyveri og brand- og vandskader. Det er en rigtig god idé at indhente tilbud fra flere forskellige forsikringsselskaber (reklamelink) – husk at være opmærksom på selvrisikoen.
Måske er det også nødvendigt at tegne en forsikring, som dækker transport af dine varer fra din leverandør til lagerhotellet. Det er især relevant at undersøge, hvis du får mange varer fra udlandet, da et fragtfirmas erstatningsansvar i sådanne tilfælde er overraskende lavt.
Det kan du læse mere om i loven om fragtaftaler ved international vejtransport. Du kan også prøve at søge efter CMR-konventionen, som er udarbejdet i FN-regi.
15. Løbende rapporter
Ønsker du løbende at modtage lagerstatus og øvrige rapporter om, hvordan det går, skal du få det skrevet ind i kontrakten. Aftal samtidig en fast pris, så du undgår at blive faktureret en høj pris hver gang, du kontakter dit lagerhotel.
16. Kontaktperson
Sørg for at have én fast kontaktperson på lagerhotellet og bed vedkommende om at give dig besked ved planlagt fravær som fx ferie. Det gør det væsentligt nemmere for dig at håndtere uforudsete problemer.
17. Forventninger til kundeservice
Hvilke forventninger har du til lagerhotellets service over for dig? Kan du ringe til dem? Koster det dig penge, hvis du gør? Få det skrevet ind i kontrakten, så du undgår kedelige overraskelser, når du modtager regningen.
18. Prøveperiode
En prøveperiode kan være en god måde at starte på, hvis du gerne vil se, hvordan samarbejdet mellem lagerhotellet og dig forløber. Prøveperioden giver dig mulighed for hurtigt at komme ud af en aftale igen, så du minimerer din risiko for at betale til en service, som du ikke er tilfreds med. Husk, at et dårligt samarbejde går ud over dine kunder, og det vil smitte af på omsætningen i din webshop.
Hvad koster det at have en hjemmeside?